Hata Düzeltme E-postasını Ne Zaman Göndermelisiniz?
Önceki e-postanızda önemli bir hata veya yanlışlık fark ettiğinizde, derhal bir düzeltme e-postası göndermelisiniz.
Bu hatalara özellikle dikkat etmelisiniz, çünkü alıcıların kararlarını veya eylemlerini etkileyebilir.
Bu tür kritik hatalar hemen düzeltilmelidir.
Öte yandan, küçük hatalar hemen ele alınmayabilir veya düzeltilmeyebilir.
Bazı durumlarda, hatalar o kadar kritik olabilir ki hemen düzeltilmeleri gerekebilir.
Acil olarak düzeltilmesi gereken kritik hata örnekleri:
- Sınırlı süreli bir teklif için yanlış fiyatlandırma bilgisi sağlamak.
- Önemli bir etkinlik için yanlış tarih duyurmak.
- Yanıltıcı sağlık veya güvenlik bilgisi paylaşmak.
- Yanlış kişiye yanlış e-posta göndermek.
Bu tür hatalarla karşılaşırsanız, hatayı olabildiğince çabuk kabul etmeli ve doğru bilgiyi net bir şekilde tüm alıcılarınıza iletmelisiniz.
Ayrıca, samimi bir şekilde özrünüzü dile getirmelisiniz.
Bazı durumlarda, gecikmeli bir düzeltme e-postası kabul edilebilir olabilir.
Küçük yazım hataları ve küçük gramer hataları gecikmeli olarak düzeltilebilir. Bu hatalar alıcılarınızın tam deneyimini, eylemlerini veya kararlarını etkilemediği için düzeltme e-postasını daha sonra gönderebilirsiniz.
Küçük hatalarınızın aciliyetini ve etkisini değerlendirin.
Etkilediğiniz kişi sayısı da düzeltme e-postanızın aciliyetini etkileyebilir.
Bu şekilde, hata düzeltme e-postasını ne zaman göndermeniz gerektiğine doğru şekilde karar verebilirsiniz.
Eğer alıcılarınıza sık sık e-posta gönderiyorsanız, hata düzeltme e-postasını başka bir zamana ertelemek daha iyi bir çözüm olabilir.
Sıradaki diğer e-postalarınızı göz önünde bulundurun veya uygun olduğunda farklı düzeltme e-postalarını tek bir e-postada birleştirin.
Hataları Düzeltmenin 6 Yolu ve Gerçek Hayattan Örnekler
Hata düzeltme e-postalarıyla düzeltebileceğiniz farklı hata türlerini sayabilirsiniz.
Burada, en iyi örneklerle bunlara göz atıyoruz.
Göz atın!
1. Etkili Bir Konu Satırı Seçin
Basit bir düzeltme e-postası bile olsa, e-posta konu satırınıza öncelik vermelisiniz.
Hatanızı kabul ettiğinizi göstermek ve hatanızı iletmek için ilk adım budur.
Ancak e-postanız açılmazsa, özrünüz boşa gidebilir.
Bu nedenle, amacınız e-posta açılma oranlarınızı artırmak için yaratıcı, net ve öz bir e-posta konu satırı oluşturmaktır.
→ GOBE
“Tüh, biraz heyecanlandık”
GOBE, e-posta konu satırından başlayarak başarılı bir düzeltme e-postası örneği sunmanın bir yolunu paylaşıyor.
Marka, hatasını tanımlamak için klasik ama etkili bir başlık seçiyor.
Her şeyi olabildiğince net göstermek için Gobe “Üzgünüz, yeni web sitemiz yüzünden!” şeklinde harika bir başlık veriyor.
Daha sonrasında içerik kısa ve net.
Ayrıca yaptıkları hatayı telafi etmek için bir indirim kodu var.
CTA butonu biraz samimi olsa da, markanın daha samimi görünmesine yardımcı oluyor.
2. Önceki E-postayı Görmezden Gelmelerini Sağlayın
Geçmişi geri alamazsınız, ancak hatanızı telafi edebilir ve önceki e-postayı iptal edebilirsiniz.
E-postalarınızda hata olması normaldir, ancak takip e-postası gönderilmeli ve detaylar açıklanmalıdır.
Bu yüzden e-postanız, ziyaretçilerinize önceki e-postayı dikkate almamaları gerektiğini ve geçerli olanın bu olduğunu söylemelidir.
Yapmanız gereken en önemli şeyler:
- Yeni ve net bir e-posta konu başlığı
- Hata hakkında bilgilendirme
- Temel düzeltmeleri paylaşma
- Önceki e-postayı görmezden gelmeleri için açıklamalar ve istekler
- Detaylar için iletişim bilgileri
→ Shipt
“Déjà vu değil.”
En yaratıcı düzeltme e-posta konu başlıklarından biri Shipt'e aittir.
Shipt, yaratıcı bir şekilde düzeltme e-postası oluşturur ve tasarımı dikkat çekicidir.
Marka, hem kendini eleştirir hem de abonelerine içerik bazlı bir e-postada yer alacak etkili başka bir alternatif örnek sunar.
Son olarak, Shipt bu hata düzeltme e-posta örneğinde kullanıcıları yönlendiren samimi bir CTA butonu içerir.
3. Resmiyetle Karmaşıklığı Açıklayın
Resmi olmak, katı ve buyurgan olmak değil, dengeli olmaya yönelik kibar olmaktır.
Eğer e-postanızda acilen düzeltilmesi gereken bir hata varsa, hızlıca başlamanız gerekebilir.
Karmaşıklığı ortadan kaldırmak ve derin pişmanlığınızı göstermek için resmi bir ton çözümünüz olabilir.
Profesyonelliği göstermek için dikkat etmeniz gerekenler şunlardır:
- Profesyonel dil kullanımı
- Zamanında olmak
- Açık, net ve nazik bir davranış benimsemek
- Hata ve çözümü iletmek
- Dikkatli olmak için yazdıklarınızı gözden geçirmek
Bu unsurları resmi düzeltme e-postanızda dikkate almanız, yeniden değerlendirilme şansınızı artıracaktır.
→ Emma
“Bugün bir şeyler ters gitti”
Emma'nın düzeltme e-postası bu listedeki en uzun içeriğe sahip olup, bu durum kendisi için bir avantaj gibi görünmüyor.
E-postanın odak noktası olarak, hitap ederken kişiselleştirme vurgulanmaktadır.
Ardından, Pazarlama Ekibi üyesinden bir tanıtım var. Kendini ve durumu tanıtıyor.
E-postaya açıklamalar ve özürlerle devam ediyor.
Ayrıca, e-postada her zaman iletişim kurma ve yardımcı olma alanı olduğu gösteriliyor.
4. Yazım Hatalarını Düzeltin
Yazım hataları yaptığınız en küçük veya en büyük hata olabilir.
Yaptığınız yazım hatasına bağlı olarak, e-postalar bu hatayı düzeltmenize yardımcı olabilir.
Aynı zamanda, eğer yazım hatası ciddi boyuttaysa, düzeltmeye vurgu yapmalı ve en içten özrünüzü paylaşmalısınız.
Ancak farkında olup düzeltmek için bir çaba gösterdiğiniz müddetçe bir avantaja sahip olabilirsiniz.
→ Extensis
“Hoppala! Bugünkü Tasarım Yayını: Yazı Karakterleri – Moda Olanlar, Olmayanlar”
Extensis'in e-postası, başlamadan önce Extensis logosunu içeriyor.
“Hoppala!” diyerek başlıyorlar ve mesajı güvercin metaforuyla iletiyorlar.
Güncelleme hakkında, durumu belirttiler ve karşılığında bir iyilik yapacaklarını söylediler.
Bu, alıcıların sakinleşmesini sağlarken durumu atlatmalarına yardımcı olabilir.
Ayrıca, e-posta imzası ürün pazarlama müdürüne aittir ve bu kişi düzeltme e-postasının bir temsilcisidir.
Bu, düzeltme e-postası sorumluluğunun ekip tarafından üstlenildiğini simgeler.
5. Hataları Düzeltmek İçin Yeniden Düzenleme
Yeniden düzenleme hata yapıldığını kabul edip söylediklerini geri almaktır.
Bazen, bir e-posta gönderdiğinizde hatanızı hemen fark etmeyebilirsiniz.
Ancak, bir tepki aldığınızda veya kendiniz fark ettiğinizde hatayı düzeltmelisiniz.
Bu yüzden, bu aşamada yeniden düzenleme şarttır.
→ Methodical Coffee
“Kolombiya ve son e-postamız hakkında düzeltme”
Methodical Coffee etkileyici bir düzeltme e-postası gönderir.
Ana amaç, e-postanın kendi konu satırında belirtilmiş olup, müşterilere bir düzeltme yapılacağını düşündürür.
Yerleştirdikleri görselle birlikte, düzeltme e-postası daha etkili hale gelir çünkü ana noktayı kaçırmanızı asla izin vermez.
Methodical Coffee'nin açıklaması da doğrudandır ve ilk okuduğunuzda oldukça samimi gelir.
Ayrıca, marka müşterilerden geri bildirim aldıklarını söylediklerinde hakkını teslim ederler.
Bunun yanında, böyle bir hata için kendilerini eleştirebilir ve alıcıları sakinleştirebilirler.
6. Düzeltme E-postalarıyla Bilgileri Güncelleme
Acil müdahale gereken durumlarda, hatalar düzeltme e-postaları ile düzeltilebilir.
E-posta oluşturmak hızlı bir süreç olsa da, detayları gözden kaçırmanız olasıdır.
Bu gibi durumlarda, abonelerinize düzeltme e-postası göndermek erdemli ve faydalı bir harekettir.
Bu şekilde, hatalarınızı düzelterek mesajınızı daha net bir şekilde iletebilirsiniz.
→ Pokemon Merkezi
“Pikachu'nun 25. Yıldönümü Kaykayı ile İlgili Güncelleme”
Pokemon Merkezi'nin düzeltme e-postası, yıldönümü ve teknik detaylar hakkındadır.
Methodical Coffee'den farklı olarak, Pokemon Merkezi mesajını sade metin ve logosu ile iletmeyi tercih eder, herhangi bir görsel kullanmadan.
Mesajın odak noktası, kullanıcıların yaşadığı teknik aksaklıkların anlaşılması üzerinedir.
Ardından marka, özürlerini iletir.
Son olarak, mevcut sorunun düzeltilmesi amacıyla durumun açıklaması yapılır.
Düzeltme E-postaları İçin Yaygın Nedenler ve Hatalar
Daha önce kısaca değindiğimiz gibi, çeşitli nedenlerle düzeltme e-postaları göndermeniz gerekebilir.
Yaygın nedenleri bilmek, bu hataları yapmadan önce önlem almanıza yardımcı olabilir.
İşte düzeltme e-postaları için yaygın nedenleri derledik:
► Yazım ve dilbilgisi hataları: E-postalarınızı göndermeden önce dikkatlice gözden geçirin. Grammarly gibi araçları kullanarak yazım ve dilbilgisi hatalarınızı düzgün bir şekilde düzeltebilirsiniz. E-postalarınızı aceleye getirmeyin ve mesajınızı net ve doğru bir şekilde ilettiğinizden emin olun.
► Yanlış bilgi veya veri: Paylaşmadan önce bilgilerin ve rakamların doğru olduğundan emin olun. E-postalarınıza eklediğiniz verileri güvenilir kaynaklarla çapraz kontrol edin.
Örneğin, bir etkinliğin tarihine veya bir ürünle ilgili yönergelere dair yanlış bilgi gönderebilirsiniz. Bunu önlemek için, paylaştığınız bilgileri iki kez kontrol ederek doğrulayın.
► Yanıltıcı veya kafa karıştırıcı içerik: Alıcılarınızı yanıltabilecek veya kafalarını karıştırabilecek içerikler eklemiş olabilirsiniz. İçeriğinizin net, kısa ve anlaşılır olduğundan emin olun.
Basit bir dil kullanmak ve jargonlardan kaçınmak, kafa karıştırıcı içerik gönderme riskinizi azaltabilir.
► Bozuk linkler: Düzeltme e-postalarının en yaygın nedenlerinden biri, bozuk linkler göndermektir. E-postalarınıza linkler eklediyseniz, linklerin erişilebilir olduğundan ve bozuk olmadığından emin olun.
► Bozuk resimler ve ekler: Linklerin yanı sıra, alıcılarınıza yanlışlıkla bozuk resimler ve ekler de gönderebilirsiniz.
Gönderirken her şey yolunda gidebilir, ancak resimleriniz ve ekleriniz çalışmayabilir. Bu hataları önlemek için e-postalarınızın resimlerini ve eklerini göndermeden önce test edin.
► Format ve tasarım sorunları: E-postanızın formatı ve tasarımı ile ilgili sorunlar olabilir ve bu, alıcılarınızın deneyimini olumsuz etkileyebilir. Farklı kullanıcılar, cihazlar ve sağlayıcılarla uyumlu e-posta şablonları kullanmaya özen gösterin.
Eğer e-posta şablonunuz mobil cihazlar veya karanlık mod için uyumlu değilse, bazı alıcılarınız e-postanızı tam anlamıyla deneyimleyemeyebilir.
Bir e-posta şablon oluşturma yazılımı kullanıyorsanız, basit ve temiz e-posta şablonları kullanın ve çeşitli istemcilerle uyumlu olduklarından emin olun.
► Yanlış alıcı: Kitlesel e-posta gönderimlerinizde yanlış segmente veya kişiye e-posta gönderebilirsiniz. Bu, en yaygın hatalar arasındadır; bu yüzden e-postanızı kime gönderdiğinizi iki kez kontrol edin.
Etkili Düzeltme E-postaları Oluşturmak İçin İpuçları
Düzeltme e-postaları göndermek dikkat gerektiren bir süreçtir. Doğru yapıldığında, hedef kitlenizle olan ilişkinizi güçlendirme fırsatına dönüşebilir.
Etkili düzeltme e-postaları oluşturmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
- Kritik hataları keşfeder etmez düzeltin ve ne demek istediğinizi açıkça anlatın.
- Daha iyi sonuçlar için net bir konu satırı ekleyin. Konu satırınıza "Düzeltme," "Özür," veya "Önemli Güncelleme" gibi kelimelerle başlayarak e-postanızın amacını hemen vurgulayın. Kritik olmayan hatalar için "Hata Yaptık.." gibi eğlenceli ve komik e-posta konu satırları da kullanabilirsiniz.
- E-postanıza hatayı kabul ederek ve samimi bir özür dile getirerek başlayın. Hatalarınızın sorumluluğunu üstlendiğinizi göstermek, alıcılarınızla daha iyi ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir.
- Hatanın ne olduğu ve sonuçları hakkında net bir açıklama ekleyin. Alıcılarınızın aklındaki soruları yanıtlamak için açıklık çok önemlidir.
- E-postanız boyunca profesyonel bir dil kullanın. Hatalarınızı ifade edin, kibarca düzeltin ve kimseyi suçlamadan, saygılı bir dille memnuniyet garantisi sağlayabilirsiniz.
- Mümkünse bir CTA (eylem çağrısı) ekleyin. Düzeltme insanların eylemlerini etkiliyorsa, onlara ne yapmaları gerektiği konusunda rehberlik edin. Bu bir yardım dokümantasyonu, destek ekibine yönlendiren bir iletişim sayfası vb. olabilir. Bu ilgili bilgileri net bir harekete geçirici mesaj düğmesiyle ekleyin.
Sonuç
Etkili düzeltme e-postalarının anahtarı aciliyet, şeffaflık ve profesyonellikten geçer.
Hatanızı kabul ettikten sonra, samimi ve açık bir şekilde hatanızı belirterek kitlenizi bilgilendirmeniz, onlarla daha iyi bir ilişki kurmanıza yardımcı olacaktır.
Umarız, size sunduğumuz örneklerle hatalarınızı bir e-posta göndererek düzeltmenin en iyi yolunu bulabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Düzeltme E-postasının Konu Başlığında Neler Olmalı?
Düzeltme e-postasının konu başlığı net ve öz olmalıdır. Hatanızı düzeltmeye yönelik e-posta konu başlığınız "Düzeltme," "Özür," veya "Güncelleme" gibi kelimelerle başlayarak e-postanın amacını hemen vurgulamalıdır.
Düzeltme İhtiyacını Nasıl Azaltabilirsiniz?
Düzeltme ihtiyacını en aza indirmek için e-postalarınızı dikkatlice gözden geçirin ve basit, kullanıcı dostu şablonlar kullanın.
Özellikle kritik bilgiler içeren e-postalar gönderiyorsanız, verdiğiniz bilgilerin ve verilerin doğruluğunu iki kez kontrol edin.
Ayrıca, yazım ve dil bilgisi hatalarını düzeltmek için dilbilgisi ve yazım denetleme araçlarını kullanabilirsiniz.
Düzeltme E-postası Gönderdikten Sonra İlişkileri Nasıl Geliştirebilirsiniz?
Bir düzeltmeden sonra ilişkileri güçlendirmek için, ilk olarak hatalarınız konusunda şeffaf olun. Hatalarınızı açık bir şekilde açıklayın. Geri bildirim için hedef kitlenizi teşvik edebilir ve hatalarınızı sürekli olarak iyileştirmeye açık olduğunuzu belirtebilirsiniz.
Ürünleriniz, satışlar veya indirim miktarlarıyla ilgili bir hata yaptıysanız, hedef kitlenize indirimler sunarak cömert davranabilirsiniz. Bu şekilde, hedef kitlenizle olan ilişkinizi besleyebilir ve kullanıcı etkileşimini artırabilirsiniz.
Gitmeden önce bu blog yazılarına göz atın:
